ОСОБЕННОСТИ АВТОМАТИЗАЦИИ электронного документооборота В НАУЧНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ

Делопроизводство и документооборот. Делопроизводство является комплексом мероприятий по документального обеспечения управления организации. Традиционная организация работы служб делопроизводства (управление делами, секретариат, канцелярия, сектор писем и обращений граждан, других подразделений) направлена ​​на упорядочение работы с документами и предусматривает выполнение следующих основных функций:

• регистрация, учет, издание, рассылка и возврат документов, организационное и документальное обеспечение деятельности организации;

• регистрация движения документов, включая направление, резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов, списание документов в дело и извлечение из дел, обеспечения сохранности, учета и использования документов;

• проверка правильности и своевременности исполнения документов;

• получение отчетов, в том числе статистических, на основании информации о документах и ​​состояние их выполнения.

Все эти функции формализованы и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми стандартами, нормативными материалами, что создает основу автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий обработки документов.

Принято выделять три основные задачи делопроизводства:

• документирования;

• организация работы с документами;

• систематизация архива документов.

На практике и в теории делопроизводства сложились две технологии документооборота, которые условно можно назвать "западной" и "русской". В настоящее время обе технологии используются в Украине.

Традиции западного документооборота и делопроизводства также имеют более чем столетнюю историю. Самым ярким примером такого документооборота может служить делопроизводство Германии начала ХХ века. В то время в стране сложилась система, в которой отсутствовали централизованные средства контроля. Лицо, выдавала поручения, и исполнитель вели свои отдельные журналы регистрации. Некоторые виды документов вообще не регистрировались. Такая система ведения делопроизводства живет и до настоящего времени благодаря высокой исполнительной дисциплине работников. Сейчас в условиях тотального распространения ПК и компьютерных сетей наметилась тенденция постепенного отказа от бумажных носителей информации.

Системы этого направления ориентированы на максимально полное использование электронных документов, предполагает изменение существующих отечественных традиций, а самое главное - преодоление психологических барьеров как пользователями, так и руководством организаций.

Традиции западного делопроизводства существенно отличаются от российских и основываются на высокой исполнительной дисциплине работников.

К особенностям западной технологии процессов делопроизводства можно отнести следующие:

• характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривает возможность попадания документа сразу до непосредственного исполнителя, минуя руководство;

• отсутствие централизованного (в пределах всей организации) контроля;

• регистрация документов выполняется непосредственно исполнителем (поручик и исполнитель ведут свои собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются, специализированные подразделения для ведения делопроизводства не создаются.

Программные системы этого направления ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей,

Время отсутствуют промежуточные звенья, что, в свою очередь, предопределяет изменение существующих процессов делопроизводства в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами.

Главной особенностью западной технологии является моделирование конкретных реальных процессов документооборота и наладка на эти модели программных систем.

Как правило, система поставляется не в виде автономного, а как набор программных средств, из которых состоит готовое решение. При адаптации системы к конкретным процессов организации на персональные компьютеры работников (ролевое рабочее место) устанавливаются необходимые функциональные компоненты, которые позволяют решать определенный круг задач согласно с ролью каждого работника в документообороте организации. Администратором системы формируются бизнес-функции, определяющие маршруты движения документов по организации, то есть по ее подразделениях и сотрудниках.

Относительно российского и отечественного документооборота и делопроизводства, то за последние более чем 100 лет в России сложилась определенная методика работы с документами. В советское время она получила дальнейшее развитие и была закреплена в государственных стандартах, инструкциях и наставлениях по делопроизводству, которые были унаследованы и в постсоветский период. Аналогичный текущее состояние документооборота и делопроизводства имеет место и в Украине.

Технология делопроизводства предполагает ведение регистрационно-контрольных, отчетных форм и журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий. Традиционная русская технология процессов делопроизводства имеет следующие особенности:

• четко определен вертикальный характер движения документов (руководитель - исполнитель - руководитель) внутри организации;

• отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документе, их перемещение, резолюции, контроль сроков исполнения и т.д.;

• ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм и журналов;

• технология делопроизводства отражена в государственных стандартах, инструкциях и наставлениях по делопроизводству.