ОСОБЕННОСТИ АВТОМАТИЗАЦИИ электронного документооборота В НАУЧНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ |
07-02-2024 |
Системы этого направления ориентированы на максимально полное использование электронных документов, предполагает изменение существующих отечественных традиций, а самое главное - преодоление психологических барьеров как пользователями, так и руководством организаций.
Традиции западного делопроизводства существенно отличаются от российских и основываются на высокой исполнительной дисциплине работников.
К особенностям западной технологии процессов делопроизводства можно отнести следующие:
• характер движения документов преимущественно горизонтальный, предусматривает возможность попадания документа сразу до непосредственного исполнителя, минуя руководство;
• отсутствие централизованного (в пределах всей организации) контроля;
• регистрация документов выполняется непосредственно исполнителем (поручик и исполнитель ведут свои собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются, специализированные подразделения для ведения делопроизводства не создаются.
Программные системы этого направления ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей,
Время отсутствуют промежуточные звенья, что, в свою очередь, предопределяет изменение существующих процессов делопроизводства в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами.
Главной особенностью западной технологии является моделирование конкретных реальных процессов документооборота и наладка на эти модели программных систем.
Как правило, система поставляется не в виде автономного, а как набор программных средств, из которых состоит готовое решение. При адаптации системы к конкретным процессов организации на персональные компьютеры работников (ролевое рабочее место) устанавливаются необходимые функциональные компоненты, которые позволяют решать определенный круг задач согласно с ролью каждого работника в документообороте организации. Администратором системы формируются бизнес-функции, определяющие маршруты движения документов по организации, то есть по ее подразделениях и сотрудниках.
